Gestión del Tiempo en Organizaciones que trabajan con Proyectos

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Conociendo que las variables básicas a controlar en cualquier proyecto son el alcance, costo y tiempo, la gestión del tiempo siempre ha sido la más
complicada. El tiempo en si no es controlable, pero las tareas que realizamos en ese tiempo si lo son, los momentos en que debemos tomar
decisiones también se controlan y, en general, lo organizados y metodológicos que seamos en nuestro trabajo nos ayuda a ahorrar tiempo.
Muchas organizaciones intentan que sus proyectos se entreguen a tiempo,
dentro de un cronograma realizado con las mejores y más actualizadas
técnicas, controlados adecuadamente, pero por una razón u otra no logran
cumplir con este difícil objetivo. Una de las razones más importantes es la
pobre actitud que tienen las organizaciones latinoamericanas con respecto
al tiempo. Actitud, además, derivada de las antiguas premisas gerenciales del siglo pasado en cuanto a estructura gerencial, reuniones de trabajo, gestión de cambios, comunicaciones, horarios laborales y empoderamiento.

En el caso que nos compete, las mejores prácticas demuestran que
una estructura matricial fuerte es por mucho la más adecuada, donde los
gerentes de proyectos, cual director de orquesta, gestionan la organización, definen prioridades, controlan y restringen los cambios, toman las
decisiones principales de ejecución y velan por el cumplimiento de la metodología como vehículo indispensable para conseguir las metas. Aquí
comienzan las diferencias con las estructuras gerenciales del siglo pasado
en cuanto a la toma de decisiones y poder dentro de la organización.
La gerencia de proyectos es una profesión relativamente nueva, pero
de la cual mucha gente cree saber suficiente como para tomar dentro
de compañías atribuciones que deben ser manejadas por el gerente del
proyecto, quien es el realmente capacitado para la toma de decisiones. No
delegaríamos los planos de un edificio a alguien que no fuese un profesional en el tema, certificado adecuadamente y con suficiente experiencia.

La gerencia de proyectos es realmente la más capacitada para ver el
amplio espectro del proyecto y tomar las decisiones a tiempo con la información disponible (mucha o poca). Es probablemente su principal función, la técnica de “juicio experto” recomienda que el gerente de proyecto intente que las decisiones sean consensuadas involucrando personal técnico, comercial y alta gerencia, pero de no ser posible el consenso, él es el capacitado y el que debe estar empoderado para tomar la decisión a tiempo. Las nuevas organizaciones no solo delegan, sino que empoderan, lo que supone entender las responsabilidades individuales, grupales y organizacionales, se sigue delegando la actividad, pero se entiende la responsabilidad que cada quien tiene sobre esta.